Six façons de sécuriser vos dossiers de copropriété. Dans tous les cas,
nous gérons tout de A à Z : identification du bon document, formulaires,
paiements, relances et livraison en PDF prêt à l’emploi.
Liste tous les actes publiés sur l’ensemble d’une copropriété : règlement de copropriété (RCP), état descriptif de division (EDD), modificatifs, servitudes, avec leurs références de publication.
Quand l’utiliser ?
Vous reprenez la gestion d’une copropriété : connaître la liste des documents (RCP, EDD, modificatifs) que le précédent syndic doit vous transmettre et commander les copies de ceux qui manquent.
Vérifier si un modificatif a été publié ou non.
Un problème de grille de charges vous fait penser qu’il vous manque un modificatif.
Vous devez commander une copie mais n’en connaissez pas les références de publication.
Préparer ma commande
Ce qu’il nous faut
Adresse précise de la copropriété.
Numéro de lot de volume, uniquement si l’ensemble est en division en volumes.
En option
Nous commandons pour vous tous les actes publiés, ou uniquement tous les modificatifs.
Vous nous fournissez la liste des actes en votre possession : nous commandons les copies manquantes.
Délai indicatif (service de la publicité foncière) : 5 jours à 3 semaines.
État hypothécaire lot(s) de copropriété
Publicité foncière
Liste les propriétaires successifs d’un lot, avec les références de leurs actes (ventes, donations, successions…), ainsi que les hypothèques, servitudes et saisies éventuellement inscrites sur le lot.
Quand l’utiliser ?
Recouvrement : identifier le propriétaire réel d’un lot en impayé avant mise en demeure, inscription de l’hypothèque légale du syndicat ou saisie.
Connaître l’identité du ou des propriétaires d’un lot.
Chercher les références d’un acte de mutation (vente, donation…) pour en commander la copie.
Les états hypothécaires des personnes physiques ne comportent ni prénoms, ni adresses (seuls les noms de famille et les dates de naissance sont fournis).
Préparer ma commande
Ce qu’il nous faut
Adresse précise de la copropriété.
Numéro(s) du ou des lots de copropriété concernés.
En option
Vous nous donnez le nom du propriétaire recherché : s’il apparaît dans la liste, nous commandons la copie de son acte de propriété.
Nous commandons directement la copie du dernier acte de mutation (le titre de propriété du propriétaire actuel).
Délai indicatif (service de la publicité foncière) : 5 jours à 3 semaines.
État hypothécaire personne / société
Publicité foncière
Liste les biens (parcelles et lots) détenus par une personne ou une société dans le ressort du service de publicité foncière (SPF) interrogé.
Quand l’utiliser ?
Savoir si une personne ou une société possède des biens sur un territoire donné.
Un propriétaire détient de nombreux lots dans une même copropriété : cette option coûte moins cher que des états lot par lot.
Il n’existe pas de recherche nationale : une demande interroge un seul SPF.
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Ce qu’il nous faut
Personne physique : nom, prénoms, date et lieu de naissance.
Société : dénomination et numéro SIREN.
En option
Nous commandons les derniers actes de vente des biens identifiés.
Délai indicatif (service de la publicité foncière) : 5 jours à 3 semaines.
Copie de document publié
Publicité foncière
Obtenir la copie officielle d’un document publié (RCP, EDD, modificatif, acte de vente…), y compris aux archives.
Quand l’utiliser ?
Il vous manque un acte.
Vous ne disposez que d’une version non signée, non publiée, à l’état de projet ou simplement incomplète.
Vous ne connaissez pas ces références ? Commencez par un état hypothécaire immeuble ou lot, selon la copie recherchée.
Préparer ma commande
Ce qu’il nous faut
La référence de publication du document (dite « référence d’enliassement ») : bureau SPF, volume et numéro (ex. B214P02 2002P 7596).
Dates de l’acte et de sa publication, nature du document.
Délai indicatif (service de la publicité foncière) : 5 jours à 3 semaines.
Relevé de propriété
matrice cadastrale
Impôts fonciers
Indique le redevable de la taxe foncière d’un lot et son adresse d’imposition.
Quand l’utiliser ?
Obtenir l’adresse fiscale d’un copropriétaire : débiteur, courrier en NPAI (n’habite pas à l’adresse indiquée), succession.
Numéro(s) du ou des lots de copropriété concernés.
Délai indicatif (service des impôts fonciers) : quelques jours.
Récupération de plans
Notaires
Nous recherchons auprès des notaires les plans annexés aux actes (RCP, modificatifs). La publicité foncière ne délivre pas ces plans : il faut remonter à la minute du notaire.
Quand l’utiliser ?
Les plans d’une copropriété vous manquent et un acte les mentionne (très souvent le RCP).
Service en obligation de moyens : le plan n’est pas toujours retrouvable.
Selon le document, nous interrogeons le service de publicité foncière (SPF), le service des impôts fonciers ou les études notariales. Identifier le bon interlocuteur, c’est notre travail.
Livrable : un PDF
Dans tous les cas : fusionné, orienté, prêt pour une lecture à l’écran. Les documents délivrés par le SPF sont certifiés et cette certification engage la responsabilité de l’État en cas d’omission.
Validité
Un état hypothécaire est à jour au jour de sa délivrance, pas au-delà. Avant un acte ou une procédure, pensez à l’actualisation.
Délais
Publicité foncière : 1 à 3 semaines en général. Impôts fonciers : quelques jours. Études notariales : plus variable.
Besoin de commander, ou un doute sur le bon document ?
Écrivez-nous : nous répondons directement et le premier conseil est toujours gratuit.
